تُعتبر القوائم المالية الشهرية من الوسائل الناجحة المستخدمة في قياس الوضع المالي للشركات واتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب حيث أنها تساعد الادارة العليا في الشركات علي التحكم في التكاليف، وتعزيز الربحية.
إعداد هذه القوائم بعناية يضمن الوضوح المالي والاستدامة علي المدي البعيد.
ماهي القوائم المالية الشهرية؟
القوائم المالية الشهرية هي عبارة عن مجموعة من التقارير المحاسبية التي يتم اجرائها في نهاية كل شهر من أجل تقديم رؤية واضحة للوضع المالي للشركة خلال 30 يوم. وتقوم هذه القوائم بتسجيل وتحليل كافة العمليات المالية بدقة واحترافية، مما يتيح للإدارة الفرصة في اتخاذ قرارات صائبة مبنية علي تقارير واضحة ودقيقة عن الإيرادات، المصروفات، الأرباح، التدفقات النقدية، والأرصدة المالية.
تعتبر القوائم المالية الشهرية من الادوات الاستيراتيجية الضرورية التي تسمح بمتابعة أداء الشركات أولًا بأول، واكتشاف الثغرات المالية بشكل مبكر، ومن ثم اتخاذ قرارات سريعة مبنية على حقائق دقيقة، بدلًا من الانتظار حتى نهاية كل سنة مالية.
تعمل هذه القوائم علي تعزيز الشفافية، ودعم التخطيط المالي الدقيق، وتساعد علي تحقيق الاستدامة المالية ونمو واستقرار الشركات.
أنواع القوائم المالية الشهرية؟
تنقسم القوائم المالية الي عدة أقسام مهمة، وكل نوع يٌقدم رؤية مختلفة للنشاط المالي للشركة:
أولاً القوائم الأساسية: وتنقسم الي:
- قائمة الدخل: تًستخدم لتحديد مدي كفاءة الأداء التشغيلي، وتختص بعرض الإيرادات بدون حساب تكلفة المبيعات والمصاريف الإدارية، وذلك للحصول علي نتيجة صافي الارباح والخسارة التي تم تحقيقها شهرياً.
- الميزانية العمومية: تختص بعرض القيمة السوقية والمالية للشركة شهرياً، وتقدم تقارير بكل ما تمتلكه الشركة من أصول كاش وخزون ومعدات ، وكل الالتزامات التي عليها من ديون ومستححقات موردين وغيرها.
- قائمة التدفقات النقدية: تختص بمتابعة حركة الأموال الفعلية وليس الأرباح الورقية، تهتم بعرض النقد الوارد للصندوق أو البنك، والنقد الخارج فعلياً للسداد، وهي الوسيلة المهمة لحماية الشركات من الوثوع في فخ السيولة.
ثانياُ القوائم الإدارية: تنقسم الي:
- قائمة المقارنة بالموازنة: تعمل علي مقارنة مخططات الإنفاق في بداية الشهر وبين المنفق فعلياً، مما يوضح الانحرافات المالية.
- تقرير أعمار الديون: معرفة العملاء المتأخرين عن السداد ومدة التأخير والمبالغ المستحقة عليهم مع جدولة مواعيد السداد حتي لا تقع الغرامات.
- قائمة تحليل المصروفات: توضيح المصاريف مثل الكهرباء، التسويق، صيانة المولدات، مع توضيح نسبتها الفعلية من إجمالي دخل الشركة.
ثالثاً القوائم التشغيلية: تنقسم الي:
- قائمة تكلفة البضاعة المصنعة/المباعة: تُستخدم علي نطاق واسع في المصانع مثل ورش الألومنيوم لمعرفة تكلفة المواد الخام والعمالة المطلوبة خلال الشهر.
- قائمة حركة المخزون: هي قائمة تختص بتحديد توضح كمية البضاعة في بداية كل شهر، وقيمة المخزون المتبقي.
مراحل إعداد القوائم المالية الشهرية باحتراف
لاعداد قوائم مالية شهرية دقيقة شهرياً يجب اتباع الأتي:
- جمع القيود اليومية بالكامل: تبدأ دقة القوائم عن طريق تسجيل جميع العمليات المالية التي تمت طوال الشهر، بما في ذلك المضروفات النثرية والمبيعات، المشتريات و كشوف الحسابات البنكية. في هذه المرحلة يجب الاعتماد على الأتمتة لانها تُقلل الأخطاء البشري بنسبة كبيرة جداً.
- مطابقة الحسابات البنكية: يجب مطابقة رصيد البنك في الدفاتر مع كشف الحساب البنكي كل شهر حتي يُمكن معالجة أي فروقات بشكل فوري قبل أن تتفاقم المشكلة، بما في ذلك الشيكات غير المصروفة أو العمولات البنكية غير المُسجلة، للتأكد من صحة بنود النقدية.
- جرد المخزون: في الشركات التجارية والصناعية، يُعتبر المخزون من الأصول المتداولة الكبيرة؛ لذلك يجب مطابقة الأرصدة الدفترية مع الجرد الفعلي لكي يتم معرفة تكلفة البضاعة المباعة بشكل دقيق، مما يؤثر على اجمالي الارباح بشكل مباشر.
- مراجعة الحسابات المدينة والدائنة: يجب مراجعة رصيد العملاء للتأكد من التحصيلات، ومراجعة رصيد الموردين لمعرفة التفاصيل الخاصة بسداد الالتزامات، وتُعتبر هذه المرحلة من المراحل الأساسية لضبط التدفق النقدي ومعرفة كافة الالتزامات في المستقبل.
- احتساب الاستهلاكات والمخصصات: يجب تحديد إهلاك الأصول الثابتة والمخصصات بما في ذلك الديون المشكوك في تحصيلها للتأكد من دقة القوائم المالية للشركة.
- تسجيل المستحقات والمقدمات: يجب تسجيل مصروفات كل شهر المراد دفعها بما في ذلك رواتب الموظفين والفواتير المتأخرة، كذلك يجب استبعاد المبالغ المدفوعة مقدماً التي تخص الشهور القادمة.
- فحص ميزان المراجعة: يجب مراجعة الأرصدة لضمان توافقها مع طبيعتها المحاسبية، فمن الطبيعي ألا تكون حسابات المصروفات دائنة، وحسابات البنوك لا تكون سالبة بشكل غير مفسر.
- إعداد قائمة الدخل: يجب مقارنة الإيرادات والمصروفات هذا الشهر بالشهر السابق أو بنفس الشهر من العام الماضي لاكتشاف الانحرافات، وتحديد نقاط القوة والضعف.
- إعداد الميزانية العمومية: يجب التأكد من توازن المعادلة المحاسبية، حيث أن الميزانية الدقيقة هي دليلك الاول الذي يوضح لك أوضاع المركز المالي للشركة وقوتها على سداد ديونها.
- إعداد التقرير الإداري: مرحلة تحويل الأرقام إلى تقرير دقيق يبين المؤشرات المالية، التوصيات، واقتراحات لإدارة الشركات للوقاية من الوقوع في فخ الديون.
اقرا ايضا: الوعي الاستهلاكي مفتاح الاستقرار والحماية من الأعباء المالية
نصيحة ذهبية:
اذا كنت تمتلك شركة صغيرة أو متوسطة اهتم بقائمة التدفق النقدي كل شهر لانها بمثابة طوق النجاة والحماية من الإفلاس، حتى اذا لم تكن خبيراً في الأعمال المحاسبة.
