تٌعتبر حوكمة الجمعيات من الركائز الأساسية لتحقيق الاستدامة والأهداف المجتمعية بكفاءة واحتراف، لكن سوء تطبيق مبادئها يؤدي إلى نتائج عكسية تؤثر على سمعة وأداء الجمعية بشكل كبير.
ومع تزايد المتطلبات الرقابية والتحديات الإدارية، بات التعرف على أخطاء حوكمة الجمعيات من الامور الهامة حتي يٌمكن تفادي هذه الأخطاء بأسلوب احترافي ومن ثم تحقيق النجاح والاستدامة المنشودة.
الأخطاء الشائعة لحوكمة الجمعيات ودليل تجاوزها بنجاح
أولًا: عدم وضوح الأدوار والصلاحيات
عدم تحديد مهام مجلس الإدارة التنفيذية من الأخطاء الشائعة للحوكمة، لأنها تؤثر علي اتخاذ القرارات وتنفيذ الخطط.
كيفية تجنبها:
- وضع هيكل تنظيمي منظم: يجب تقسيم الأدوار والمهام بين الأعضاء بمنتهي الدقة، وتحديد الصلاحيات والواجبات لكل فرد بالمؤسسة.
- تنفيذ اللوائح الداخلية: توفر اللوائح الداخلية رؤية شاملة لسياسات الجمعية وتعمل علي رفع كفاءة التنظيم الداخلي.
- توثيق المسؤوليات: لابد من توثيق المهام والصلاحيات في محضر رسمي لمنع التداخل أو التعارض.
ثانياً: افتقار الشفافية في اتخاذ القرارات
ترتكب الجمعيات خطأ كبيراُ عندما لا تفصح عن البيانات المالية أو نتائج الأنشطة الخاصة بها ؛ مما يقلل عاملي الثقة والامان بين الأعضاء والمستفيدين من الجمعية.
كيفية تجنبها:
- نشر القرارات: يجب اعلان القرارات المهمة بين الأعضاء والمجتمع.
- تقديم التقارير: لابد أن تقدم الجمعية تقارير بشكل دوري عن الأنشطة والقرارات المالية والإدارية.
- توسيع دائرة المشاركة في اتخاذ القرارات: يجب إتاحة الفرصة للأعضاء للمساهمة في المناقشات واتخاذ القرارات مما يعمل علي تحسين الشفافية وخلق بيئة مليئة بالمشاركة والتعاون.
ثالثاً: عدم وجود أنظمة رقابية صارمة
غياب أنظمة الرقابة الداخلية يؤدي الي الوقوع في الخطأ وضعف الأداء العام للجمعية.
كيفية تجنبها:
- تشكيل لجان للرقابة المالية: لابد من وجود لجنة للرقابة المالية تعمل علي مراقبة الأموال والإيرادات والمصروفات.
- الاهتمام بالتدقيق المالي: لابد من مراجعة الحسابات باستمرار علي يد جهات خارجية لضمان المصداقية.
- وضع الضوابط المالية: يجب اتباع إجراءات صارمة للصرف المالي والموافقة على الميزانية.
رابعاً: عدم وجود خطط استيراتيجية
التركيز على الأعمال اليومية واهمال وجود الخطط الاستراتيجية من من أكبر الأخطاء التي قد تصادم تطبيق حوكمة الجمعيات.
كيفية تجنبها:
- وضع خطط استراتيجية دقيقة: يجب وضع خطط مدروسة تتضمن أهداف الجمعية ورؤيتها في المستقبل.
- مراجعة الخطة بشكل دوري: يجب أن تهتم الجمعية بتحديث الخطة باستمرار لمواكبة التغيرات في البيئة المحيطة.
- وضع مؤشرات أداء: يجب التأكد من وضع مؤشرات أداء قابلة للقياس مما يسمح باستمرار النمو نحو تحقيق الأهداف المرجوة.
خامساً: اهمال ادارة المخاطر
بعض الجمعيات تغفل ضرورة تحديد المخاطر المفاجئة وكيفية التعامل معها، مما يعرضها للمشاكل المالية الكبيرة . ولتفادي ذلك، يجب تبني إطار واضح لإدارة المخاطر، وتحديثه دوريًا بما يتناسب مع التغيرات الداخلية والخارجية.
كيفية تجنبها:
- وضع إطار لادارة المخاطر: يجب الاهتمام بتحديث ادارة المخاطر من أجل التماشي مع التغيرات الخارجية والداخلية.
سادساً: عدم الاهتمام بتدريب أعضاء مجلس الادارة
بعض أعضاء مجلس الادارة يفتقرون الخبرة أو المعرفة الكافية مما يؤثر على جودة القرارات.
كيفية تجنبها:
- تدريب الأعضاء باستمرار : يجب تنظيم دورات تدريبية وورش عمل لأعضاء مجلس الادارة بشكل دوري.
- تعميق الفهم بأسس الحكم الرشيد: يجب رفع مستوى الوعي بتطبيقات الحكم الرشيد من خلال تبني مبادئ الحوكمة الرشيدة وأفضل الممارسات.
- التعلم المستمر: يجب توفير الموارد للأعضاء من أجل تعلم مهارات أكثر لضمان تطوير الجمعية.
سايعاً: عدم الاهتمام بسياسات الاحتفاظ بالوثائق
عدم الحفاظ على السجلات والوثائق من الأخطاء الشائعة للجمعيات، مما يؤدي إلى نقص المعلومات ، سواء للأعمال المحاسبية أو للمسائل القانونية.
كيفية تجنبها:
- وجود نظام لحفظ السجلات: من الضروري وجود آليات واضحة لحفظ كل المستندات والوثائق بشكل آمن.
- الامتثال للمتطلبات القانونية: يجب اتباع كافة القوانين التي تتعلق بحفظ السجلات، بما في ذلك فترات الاحتفاظ بالوثائق.
- الاعتماد علي أساليب التكنولوجيا الحديثة: يمكن استخدام برمجيات حديثة من أجل حفظ السجلات الرقمية بشكل أمن ومنظم.
حوكمة الجمعيات حجر الأساس لبناء جمعية قوية
إن تفادي أخطاء حوكمة الجمعيات يتطلب الالتزام والثقافة المؤسسية الواعية المتمثلة في وضوح الأدوار، وتوسيع دائرة المشاركة في اتخاذ القرارات، إلى جانب الاستثمار في تدريب أعضاء مجلس الادارة الكوادر وترسيخ مفاهيم الحكم الرشيد. وعندما تتحول القواعد إلى ممارسات عملية، تصبح الحوكمة وسيلة مؤثرة لرفع الأداء وتعزيز الاستدامة وتحقيق نتائج مجتمعية ملموسة.
